Apa Itu IT Outsourcing, Masalah, Layanan dan Manfaatnya
Kecanggihan teknologi yang terus berkembang dengan cepat mengharuskan perusahaan untuk melakukan transformasi digital dengan cepat dan mesti tepat. Hal ini perlu dilakukan untuk menjawab laju perkembangan teknologi tersebut. Penggunaan teknologi terbaru dapat menjadikan perusahaan mampu bersaing dengan para kompetitor. Perusahaan pun dapat mengembangkan bisnisnya menjadi lebih sukses.
Jasa layanan IT outsourcing memastikan penggunaan teknologi terbaru dapat diimplementasikan sesuai kebutuhan perusahaan, ekspektasi pelanggan dan persaingan bisnis yang sedang terjadi.
Namun sebelum kita membahas lebih lanjut terkait IT Outsourcing, ada baiknya kita memahami terlebih dahulu apa itu Outsourcing?
Outsourcing adalah sebuah sistem bisnis pada suatu perusahaan yang menggunakan jasa dari perusahaan lain yang biasa disebut dengan pihak ketiga dalam melakukan hal-hal tertentu. Outsourcing juga dikenal dengan sebutan alih daya dari sebuah perusahaan kepada penyedia jasa tenaga kerja. Berdasarkan perjanjian kerja, penyedia jasa tenaga kerja berkewajiban memberikan layanan sesuai kebutuhan perusahaan. Ini akan menyebabkan restrukturisasi tugas dan divisi/bidang tugas di perusahaan sesuai kebutuhan yang sudah disepakati tersebut. Layanan outsourcing adalah komponen kunci dari strategi perusahaan yang dapat menghemat sumber daya, waktu dan tenaga kerja, dan memungkinkan perusahaan untuk lebih fokus pada urusan strategi pengembangan bisnisnya.
Sedangkan IT outsourcing mengacu kepada pemindahan pekerjaan divisi IT ke luar struktur internal perusahaan demi menghemat biaya dan membuat prosesnya menjadi lebih efisien. Pemilihan sistem outsourcing pada perusahaan sebagai bentuk kemudahan untuk mencari tenaga kerja yang ahli di bidang sistem informasi. Dalam hal ini tenaga kerja IT dibutuhkan untuk menangani sistem informasi guna membantu mengembangkan bisnis perusahaan.
Pemilihan alih daya di bidang IT menyangkut pembuatan, pembenahan, maintenance, perencanaan serta implementasi sistem informasi pada perusahaan. Semakin canggihnya penerapan strategi IT outsourcing memberikan banyak pilihan dalam melakukan alih daya. Pemilihan bisa saja didasarkan pada bidang yang memiliki pengaruh besar terhadap keberlangsungan bisnis perusahaan.
Baca juga: Layanan IT Outsourcing Jakarta Panduan Lengkap
Saat ini keputusan untuk melakukan outsourcing terhadap layanan IT telah menjadi pilihan utama bagi banyak perusahaan baik perusahaan besar maupun perusahaan menengah bahkan perusahaan kecil. Alasan utama adalah untuk menghemat biaya serta mendelegasikan bidang yang bukan menjadi fokus bisnis mereka ke pihak yang lebih ahli.
Masalah yang menjadi alasan menggunakan layanan IT outsourcing
1. Keamanan Data dan Serangan Hacker
Keamanan data adalah masalah IT yang paling sering dihadapi oleh perusahaan. Meskipun memiliki data center atau server tersendiri, tidak jarang perusahaan harus memikirkan berbagai macam cara agar data-data penting perusahaan tidak hilang, rusak maupun diretas oleh ulah para hacker. Sebagai informasi, di Indonesia sendiri, tercatat pernah mendapat 1.225 miliar cyber attack setiap harinya. Meskipun skalanya mulai dari yang terkecil sekalipun.
Salah satu faktor penyebab mengapa negara kita sangat mudah diserang adalah masih banyaknya masyarakat bahkan perusahaan menggunakan software palsu atau bajakan. Laporan Business Software Alliance (BSA) pada 2017 lalu memaparkan bahwa jumlah pengguna software bajakan di Indonesia adalah yang terbesar di Asia Pasifik bahkan dunia. Perangkat lunak bajakan yang beroperasi di Indonesia sekitar 83 persen. Alhasil, potensi terkena cyber attack seperti malware dapat meningkat hingga 29 persen.
Terlebih lagi bila perusahaan menggunakan jaringan internet, apabila tidak diproteksi dengan sistem keamanan yang canggih maka potensi cyber attack menjadi sangat besar. Maka dari itu, perusahaan mesti melakukan perawatan dan maintenance secara berkala.
2. High Cost dan Minus SDM yang Handal
IT merupakan aset perusahaan yang paling berharga, baik perangkat keras maupun perangkat lunak yang digunakan perusahaan. Perangkat IT membuat sistem perusahaan berjalan optimal. Oleh karena itu, diperlukan biaya untuk melakukan perawatan, maintenance, hingga melakukan pengecekan secara berkala agar sistem operasional IT perusahaan berjalan dengan baik.
Tidak jarang divisi IT perusahaan dapat menyedot anggaran yang besar. Bagi perusahaan yang sudah mapan, mungkin tidak terlalu menjadi masalah besar. Berbeda halnya dengan perusahaan rintisan atau startup yang melihat divisi IT sebagai salah satu masalah yang besar dan dapat mengganggu keuangan perusahaan. Ditambah lagi dengan sumber daya manusia atau SDM maupun tenaga yang kurang handal, tentu ‘memaksa’ perusahaan untuk mengeluarkan biaya training untuk memberikan pelatihan kepada SDM internalnya ini. Sementara, pelatihan untuk IT memang membutuhkan biaya yang cukup besar. Kondisi ini menjadikan banyak perusahaan mulai beralih menggunakan layanan IT outsourcing untuk memenuhi kebutuhannya.
3. Natural Disasters dan Human Eror
Selain faktor di atas, masalah IT selanjutnya yang bisa saja menimpa perusahaan adalah adanya bencana alam (natural disaster) dan bencana yang disebabkan karena kesalahan manusia (human error yang mengakibatkan kerusakan pada sistem IT perusahaan. Bencana tersebut tidak hanya membawa dampak kerugian terhadap material perusahaan, tetapi juga berdampak pada data, jaringan komputer maupun jaringan internet di perusahaan. Adanya bencana tentu dapat melumpuhkan aktivitas IT perusahaan.
Oleh karena itu, penting bagi perusahaan memiliki sebuah layanan IT outsourcing yang bisa menangani pemulihan atau Disaster Recovery as a Services (DRaaS). Keunggulan dari layanan ini mampu mempercepat pemulihan yang pada akhirnya dapat menekan anggaran perusahaan. Tanpa back-up yang dilakukan secara berkala, seluruh data dapat dengan mudah hilang dalam hitungan menit. Layanan IT outsourcing tentu menjadi pilihan yang baik untuk mengantisipasi persoalan yang satu ini.
Baca juga: Saatnya Perusahaan Beralih ke IT Outsourcing, Mau Tahu Alasannya?
Kapan membutuhkan layanan IT outsourcing?
Dengan demikian muncul pertanyaanya: kapan sebuah perusahaan dapat dikatakan mesti membutuhkan layanan IT outsourcing? Tentu ada ciri atau kriterianya; di antaranya seperti berikut:
1. Kesulitan memperkenalkan produk ke pasar
Tanda saatnya memanfaatkan layanan IT outsourcing yang pertama adalah ketika mengalami sulitnya mempercepat time to market. Untuk suatu bisnis, time to market merupakan dimensi yang penting jika ingin memenangkan dan unggul dalam persaingan. Sulitnya mempercepat time to market ini disebabkan karena kurangnya sumber daya, seperti sumber daya manusia dan teknologi yang diandalkan.
Memanfaatkan layanan IT outsourcing merupakan solusi yang dapat membantu perusahaan mempercepat time to market karena akan ditangani oleh tenaga profesional dan berpengalaman.
2. Tertundanya suatu project karena adanya skill gap
Skill gap atau kesenjangan antara keterampilan yang dimiliki seorang karyawan dan keterampilan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Kesenjangan ini berpotensi besar dapat mengganggu produktivitas perusahaan secara keseluruhan.
Salah satu tanda bahwa produktivitas perusahaan telah terganggu adalah tertundanya suatu project atau project tersebut sudah berjalan sangat lama, namun belum berhasil mencapai tujuannya. Jika sudah mengalami hal tersebut, perusahaan harus segera memanfaatkan layanan IT outsourcing.
Dengan IT outsourcing, perusahaan tidak perlu lagi bersusah payah mencari karyawan dengan keahlian yang sesuai kebutuhan.
3. Ketika IT bukanlah kompetensi utama yang dimiliki perusahaan
Jika IT bukanlah bagian integral dari kompetensi utama perusahaan, maka perusahaan perlu menemukan perusahaan penyedia layanan IT terpercaya untuk dapat membantu perusahaan menyelesaikan project transformasi yang sangat dibutuhkan untuk bisa beradaptasi dengan situasi dinamis saat ini.
Dengan memanfaatkan layanan IT outsourcing, Anda dapat memastikan perjalanan transformasi digital perusahaan dapat berjalan mulus tanpa menghabiskan biaya, waktu, dan sumber daya yang tidak perlu.
Hal yang mesti diperhatikan ketika memilih layanan IT Outsourcing
Layanan IT outsourcing diketahui dapat memenuhi kebutuhan perusahaan akan sistem informasi yang dapat menunjang berkembangnya bisnis perusahaan. Namun, dalam memutuskan untuk mengalih daya urusan IT perusahaan kepada penyedia jasasa, perlu diperhatikan hal-hal berikut ini:
1. Jenis Layanan dan Teknologi yang disediakan
Setiap perusahaan tentu memiliki permasalahan dan solusi/kebutuhan IT yang berbeda. Maka penting untuk memperhatikan layanan yang diberikan penyedia jasa IT outsourcing sesuai kebutuhan dan rencana bisnis perusahaan.
2. Profesionalitas, Komunikatif dan Responsibilitas
Penyedia layanan yang profesional mampu membangun komunikasi yang baik, jelas dan terperinci untuk memahami kebutuhan, rencana dan tujuan bisnis customernya. Memaparkan kendala yang bisa terjadi, lalu memberikan solusinya serta feedback sesuai dengan kesepakatan kerja sama. Ketika perusahaan mengalami kendala sistem ITnya, penyedia dapat dengan cepat mengatasinya.
3. Berpengalaman
Penyedia layanan IT outsourcing mesti dipastikan telah berpengalaman mengerjakan kebutuhan IT yang diinginkan. Portfolio menjadi salah satu alat ukur yang tidak boleh diabaikan.
4. Tenaga Profesional
Faktor lainnya yang perlu dipertimbangkan adalah tenaga dan ahli yang dimiliki penyedia layanan tersebut. Beberapa indikator penyedia layanan memiliki tenaga ahli yang profesional adalah tenaga tersebut memiliki sertifikasi berdasarkan keahliannya di bidang IT. Misalnya; tenaga ahli dalam bidang infrastruktur seperti server, storage, maupun network. Selain itu, ada juga tenaga yang ahli dalam sistem backup data hingga tenaga ahli dan profesional dalam hal virtualisasi. Keberadaan tenaga profesional yang tersertifikasi tersebut sangat diperlukan.
Baca juga: Benarkah Layanan Manage Service Menguntungkan Perusahaan?
Manfaat layanan IT outsourcing sebagai solusi
Lalu, apa manfaat yang dapat diperoleh sebuah perusahaan kalau memutuskan untuk menggunakan layanan IT outsourcing? Berikut beberapa manfaat yang akan diterima oleh perusahaan di antaranya:
1. Perusahaan Lebih Fokus Pada Bisnis (Proses dan Strategi)
Dengan mengalihdaya urusan IT kepada penyedia layanan IT outsourcing maka perusahaan menjadi lebih fokus pada peningkatan produktivitas dan strategi pengembangan bisnisnya. Perusahaan akan berjalan dengan lancar dan aman tanpa disibukkan dengan permasalahan sistem IT karena sudah ditangani oleh partner IT outsourcing yang profesional.
2. Hemat Anggaran dan Waktu (Perangkat dan SDM)
Anggaran yang perlu dikeluarkan untuk sistem teknologi informasi seringkali menghabiskan biaya yang tidak sedikit. Misalnya biaya untuk hardware, update software, dan kebutuhan untuk IT lainnya yang tidak terduga setiap tahunnya.
Hal tersebut dapat dihindari dengan bekerja sama dengan partner IT outsourcing. Layanan IT outsourcing dapat membantu perusahaan mengontrol pengeluaran perusahaan. Partner IT outsourcing dapat menjadi mitra untuk merancang fixed cost menjadi biaya variable dan menggunakan modal untuk pengembangan bisnis lainnya.
3. Memiliki SDM yang Expert
Banyak perusahaan tidak memiliki anggaran atau sumber daya yang memadai untuk mengelola sistem dan layanan IT yang dibutuhkan. Penyedia layanan IT outsourcing memiliki banyak portofolio dan memiliki sumber daya yang terpercaya, sehingga perusahaan dapat memanfaatkan layanan tersebut untuk mengembangkan bisnisnya. Perusahaan dapat memanfaatkan sepenuhnya layanan yang ditawarkan IT outsourcing untuk membantu mempercepat perkembangan perusahaan.
4. Fleksibel Penggunaan Teknologi Terbaru
Perubahan dalam dunia IT memang bisa saja terjadi secara cepat dan tidak dapat diprediksi. Salah satunya adalah layanan SaaS (Software as a Service) yang menangani masalah accounting, finance, human resources, inventory marketing hingga sales management untuk bisnis dan perusahaan.
Untuk itulah perusahaan harus cepat beradaptasi bila ingin mendapatkan layanan yang lebih baik. Penyedia layanan akan melakukan perubahan dengan didukung oleh tenaga profesional. Perusahaan pengguna hanya perlu menyesuaikan perubahan saja, baik dari segi sumber daya manusia hingga infrastruktur IT yang ada.
Selain itu, perusahaan tidak perlu mengadakan training kepada teknisi IT internal. Bisa dibayangkan berapa pengeluaran yang diperlukan untuk pembiayaan pelatihan ini. Seperti membeli peralatan, mendatangkan pemateri dan sebagainya. Semua biaya itu dapat dipangkas ketika menggunakan layanan IT outsourcing.
Tugas dan jenis layanan IT outsourcing
Perusahaan penyedia layanan IT outsourcing memiliki tugas yang komprehensif meliputi penggunaan, pemulihan, pengembangan perangkat lunak di sebuah perusahaan, hingga pemeliharaan jaringan maupun sistem perangkat lunak di dalamnya. Selain itu juga memiliki tanggung jawab penuh pada sistem IT perusahaan berdasarkan perjanjian layanan atau Service Level Agreement (SLA).
Secara umum IT outsourcing terbagi menjadi beberapa jenis yakni:
- Total outsourcing; perusahaan pengguna menyerahkan semua tugas menyangkut masalah IT ke pihak penyedia layanan (pihak ketiga) secara keseluruhan. Mulai dari hardware, software, maupun brainware.
- Total Insourcing; biasanya jenis IT outsourcing ini lebih fokus pada penyewaan tenaga ahli (sumber daya manusia) yang dimiliki pihak penyedia layanan kepada pihak perusahaan pengguna.
- Selective Sourcing; biasanya perusahaan dapat memilah-milah mana saja fasilitas IT yang akan diserahkan kepada pihak penyedia layanan untuk dikelola.
- De Facto Insourcing; untuk kategori ini bisa dibilang unik karena perusahaan penyewa meyerahkan semua hal mengenai masalah IT kepada penyedia layanan atas faktor latar belakang sejarah. Maksudnya di sini berdasarkan kemitraan yang sudah dibangun sebelumnya.
Permasalahan IT dalam perusahaan memang tidak bisa dihindari dan oleh karena itu, perusahaan haruslah memiliki perencanaan terbaik untuk melindungi aset berharga tersebut. Hubungi Mitra Artha Solusi Informatik untuk mengenal lebih dekat layanan IT outsourcing yang dapat diberikan kepada persuhaaan.
Dengan begitu, perusahaan bisa lebih fokus dalam meningkatkan produktivitas dan menjalankan strategi pengembangan perusahaan. Semua pekerjaan yang berkaitan dengan IT juga akan ditangani secara lebih cepat dan tepat. Sebagai perusahaan jasa IT holistik, Mitra Artha Solusi Informatika atau yang dikenal dengan MAS-IT memberikan layanan IT Outsourcing yang profesional dengan support teknologi terbaru guna membantu perusahaan tumbuh dan berkembang maju.